Как провести экспертизу и приемку результатов контракта?

В рекомендации – пять основных шагов приемки по контракту. Эксперты разобрали все варианты, когда заказчик вправе провести приемку своими силами, а когда – привлечь внешнего эксперта. На ситуациях и примерах показали, как отказать в приемке и выставить претензию.

Шаг 1. Назначьте ответственного за приемку или создайте приемочную комиссию

Поручите принимать товары, работы, услуги сотруднику своей организации или создайте приемочную комиссию. Какой вариант выбрать, решайте в зависимости от сложности объекта закупки. К примеру, канцтовары принимает работник административно-хозяйственного отдела, а строительные работы – комиссия. Вывод следует из части 6 статьи 94 Закона № 44-ФЗ.

Первый вариант – назначьте ответственного сотрудника, который обладает специальными знаниями об объекте закупки. Например, когда закупаете компьютеры, поручите проводить приемку работнику IT-отдела. Членство в контрактной службе и наличие образования по закупкам не обязательны. Контрактная служба организует приемку товаров, работ, услуг, однако в Законе № 44-ФЗ не сказано, что именно сотрудники контрактной службы обязаны принимать поставленную продукцию.

Образование в сфере закупок обязательно только для работников контрактной службы, контрактных управляющих, поэтому ответственным за приемку назначайте любого сотрудника, который обладает необходимыми знаниями об объекте закупки. Вывод следует из части 6 статьи 38, частей 3 и 6 статьи 94 Закона № 44-ФЗ.

Издайте приказ или другой распорядительный документ. Не обязательно подписывать приказы при каждой закупке – издайте один документ с перечнем сотрудников, которые отвечают за приемку в организации. Обязанности закрепите в должностной инструкции.

Второй вариант – создайте приемочную комиссию. Для этого необходимо:

• утвердить состав приемочной комиссии приказом или другим распорядительным документом;
• разработать и утвердить положение о приемочной комиссии. В положении закрепите порядок работы комиссии, определите полномочия и ответственность ее членов, порядок действий на случай, если нет кворума;
• утвердить форму решения о приемке и о мотивированном отказе подписывать приемочный документ.Включите в состав комиссии минимум пять человек согласно части 6 статьи 94 Закона № 44-ФЗ. Если сформируете комиссию в меньшем составе, контролеры не оштрафуют – наказание не предусмотрено в КоАП, однако документы о приемке, составленные с нарушением Закона № 44-ФЗ, суды признают недействительными.Как суд признал незаконным акт приемки, подписанный тремя членами комиссииЯвляется ли участие в составе приемочной комиссии контрактного управляющего коррупционным факторомКакие полномочия установить в ЕИС для ответственного лица при электронной приемкеВправе ли заказчик включить в один приказ о приемочной комиссии людей для приемки по разным контрактам
• Требований к составу комиссии в Законе № 44-ФЗ нет, поэтому включайте сотрудников на свое усмотрение. Например, поручите проводить приемку работникам контрактной службы или контрактному управляющему, членам закупочной комиссии, сотрудникам со специальными знаниями об объекте закупки. Чтобы распределить обязанности между членами комиссии, учтите профессиональный стандарт «Специалист в сфере закупок»:

Шаг 2. Привлеките экспертов при необходимости

Чтобы привлечь стороннего эксперта или экспертную организацию, проведите закупку по Закону № 44-ФЗ: конкурентную процедуру или малую закупку. Обязанности привлекать к приемке экспертов и экспертные организации нет. Но Правительство вправе определить, в каких случаях заказчик обязан проводить внешнюю экспертизу товаров, работ и услуг. Пока перечень таких случаев не установили (ч. 4.1 ст. 94 Закона № 44-ФЗ, письмо Минфина от 27.12.2017 № 24-02-07/87603).

Проводить экспертизу вправе физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, юридические лица. Эксперты должны обладать специальными знаниями по объекту закупки. Требования установлены в пункте 15 части 1 статьи 3 Закона № 44-ФЗ.

Не привлекайте в качестве экспертов физических лиц и организации, с которыми возникнет конфликт интересов:

1. Действующих или бывших сотрудников заказчика или контрагента. Исключение – бывшие сотрудники, которые два года и больше не работают у заказчика или контрагента.
2. Физических лиц, которые заинтересованы в заключении контракта.
3. Близких родственников или супругов руководителя заказчика, членов закупочной комиссии, руководителя контрактной службы, контрактного управляющего, должностных лиц и работников контрагента.
4. Организацию, в которой заказчик или контрагент вправе распоряжаться долей более 20 процентов.
5. Граждан или организацию, на которых заказчик или контрагент могут оказать влияние.

Ограничения перечислены в части 2 статьи 41 Закона № 44-ФЗ. Если проводите конкурентную закупку, то отклоните заявку участника, с которым возникнет конфликт интересов. Основание – претендент не отвечает требованию законодательства к участникам закупки. Когда заключаете контракт с единственным исполнителем, убедитесь, что эксперт или экспертная организация не подпадают под перечисленные ограничения (п. 1 ч. 1 ст. 31 Закона № 44-ФЗ, письмо Минфина от 27.12.2017 № 24-02-07/87603).

Если эксперт должен отвечать требованиям законодательства к лицам, которые проводят исследования, испытания, выполняют работы, оказывают услуги для экспертизы, пропишите в извещении условие: участник обязан представить лицензию, выписку из СРО или другой документ. Правило закреплено в пункте 1 части 1 статьи 31, части 8 статьи 41 Закона № 44-ФЗ.

ПРИМЕР

Какие требования предъявить к экспертам

Перед тем как начать проверку продукции, эксперт или экспертная организация обязаны уведомить заказчика и контрагента, что вправе проводить экспертизу, в том числе нет конфликта интересов. Если не уведомят, то контрагент вправе через суд оспорить законность экспертизы. Чтобы избежать судебных разбирательств, перед приемкой свяжитесь с экспертом и уточните, направил ли он уведомление поставщику. Вывод следует из части 3 статьи 41 Закона № 44-ФЗ и судебной практики (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.05.2019 № 11АП-6944/2019, А55-33557/2018, решение Арбитражного суда Саратовской области от 18.04.2019 № А57-2529/2019).

Если с экспертом или экспертной организацией есть конфликт интересов, незамедлительно привлеките других экспертов или организацию. Требование установлено в части 4 статьи 41 Закона № 44-ФЗ. Понятие «незамедлительно» в законодательстве не раскрыто, однако из статьи 314 ГК следует, что принять меры нужно в тот же день, когда выявили конфликт интересов.

Чтобы привлечь нового эксперта или организацию, расторгните контракт с исполнителем и проведите новую закупку. Расторгнуть контракт возможно по соглашению сторон или в одностороннем порядке, так как исполнитель не отвечает требованиям извещения. Основание – часть 8 или 15 статьи 95 Закона № 44-ФЗ. Внесите изменения в план-график и не раньше следующего дня проведите конкурентную или малую закупку. 

СИТУАЦИЯ

Нужно ли проводить внешнюю экспертизу по каждому контракту с едпоставщиком по несостоявшимся процедурам

За внешнюю экспертизу в ходе приемки платит заказчик, так как проведение экспертизы – это обязательство заказчика, а не контрагента. Если потребуете от контрагента заплатить за экспертизу, то незаконно переложите на него свои обязательства (постановление Брянского УФАС от 04.02.2015 № 41).

Законом № 44-ФЗ предусмотрен случай, когда контрагент компенсирует заказчику расходы на экспертизу: если в ходе приемки обнаружили недостатки в продукции и решили привлечь к проверке экспертов. В этом случае контрагент обязан не только устранить недочеты, но и компенсировать расходы на экспертов, если экспертиза подтвердит нарушения условий контракта.

Правила описаны в части 3 статьи 94 и частях 10, 11 и 14 статьи 95 Закона № 44-ФЗ.

Оплачивайте услуги экспертов за счет бюджетных средств или собственных доходов. Эксперты оказывают услуги по отдельному контракту, а не по контракту, которым закупаете продукцию. Например, бюджетное учреждение заключило контракт на реконструкцию здания. Источник финансирования – субсидии на капитальные вложения. Для приемки учреждение отдельным контрактом привлекает экспертов. Так как услуги экспертов не включены в условия предоставления субсидии, заказчик заключил контракт за счет собственных средств. 

СИТУАЦИЯ

Вправе ли заказчик безвозмездно привлечь эксперта, экспертную организацию

СИТУАЦИЯ

Вправе ли заказчик для экспертизы по нескольким закупкам привлекать одну экспертную организацию

Шаг 3. Проведите приемку и экспертизу

Проведите приемку и экспертизу в порядке и в сроки, которые прописали в контракте. Обязанность закреплена в пункте 1 части 13 статьи 34 и частях 3 и 7 статьи 94 Закона № 44-ФЗ.

Порядок приемки – это взаимодействие заказчика и контрагента при передаче товара, результатов работ или услуг. Соблюдайте порядок, который прописали в контракте.

Если контрактом предусмотрели этапы, то проводите приемку и экспертизу по итогам каждого этапа. В длящихся контрактах с периодической оплатой приемку и экспертизу проводите ежемесячно, еженедельно – согласно условиям контракта. Например, по условиям контракта контрагент отгружает товар два раза в неделю, приемку и экспертизу проводите при каждой поставке. Другой пример: коммунальные услуги получаете ежедневно, оплачиваете ежемесячно. Приемку и экспертизу проводите по итогам каждого месяца (п. 8.4 ч. 1 ст. 3, ч. 3 и 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ, письма Минэкономразвития от 21.01.2016 № Д28и-92, от 31.12.2014 № Д28и-2919).

Минфин в письме от 25.10.2021 № 24-06-06/86152 разъяснил, что в закупках с неизвестным объемом тоже применяют правила отдельного этапа. Для этого в контракте нужно прописать этапы поставки части товара, выполнении части работы или услуги по заявкам заказчика с последующей приемкой и оплатой. Если в контракте таких условий нет, то приемка части товара, работы или услуги не является этапом исполнения контракта.

В ходе приемки проверьте, отвечает ли продукция условиям контракта. Смотрите, что проверить при закупке товаров, работ и услуг:

Для приемки товаров по количеству и качеству используют инструкции П-6 и П-7, которые Госарбитраж СССР утвердил постановлениями от 15.06.1965 № П-6 и от 25.04.1966 № П-7. Применяйте инструкции, если предусмотрели такую обязанность в контракте (постановление Пленума ВАС от 22.10.1997 № 18).

Принимать продукцию и подписывать документ о приемке должны все члены комиссии, если создавали комиссию. Об этом сказано в частях 6 и 7 статьи 94 Закона № 44-ФЗ. Если кворума нет, издайте приказ или другой распорядительный документ о замене члена комиссии. Например, если член комиссии в отпуске, включите в состав комиссии другого сотрудника, чтобы продукцию принимали не менее пяти человек.

Если контрагент не явился на приемку, действуйте в зависимости от условий договора. Например, когда принимаете товар по Инструкции П-7, поставщик обязан присутствовать на приемке согласно абзацу 4 пункта 14 Инструкции. В этом случае, если поставщик не явится, товар не принимайте. Кроме того, потребуйте заплатить штраф за нарушение нестоимостного обязательства согласно пункту 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 30.08.2017 № 1042. Если контрагент на приемке присутствовать не обязан, то принимайте товар без него, требование заплатить неустойку не направляйте.

Когда исполняете контракт, который заключили по результатам электронных процедур, документы о приемке оформляйте в ЕИС. Правила электронной приемки смотрите в рекомендации. 

Сроки приемки. Проведите приемку в сроки, которые предусмотрели контрактом. Сроки обязаны соблюдать как заказчик, так и контрагент. Когда применяете инструкции П-6 и П-7, проводите приемку в течение 10 календарных дней с момента поставки, а для скоропортящейся продукции – в течение 24 часов (подп. «б» п. 6 Инструкции П-7).

Экспертиза – это обязательная часть приемки. В ходе экспертизы проверьте, отвечают ли характеристики товара, работы и услуги условиям контракта. Проводите экспертизу своими силами или привлекайте внешних экспертов, экспертные организации. Об этом сказано в пункте 1 части 1, части 3 статьи 94 Закона № 44-ФЗ. 

Когда проводите экспертизу своими силами, назначьте сотрудника или сотрудников, которые отвечают за экспертизу.

Издайте приказ или другой распорядительный документ. Другой вариант – поручите проводить экспертизу приемочной комиссии. На такую возможность Минфин указал в письме от 27.10.2017 № 24-03-07/71512. В этом случае убедитесь, что в комиссию входит сотрудник, который разбирается в объекте закупки. Если такого сотрудника в комиссии нет, включите его в состав комиссии. Результаты экспертизы оформите заключением.

В коротком видео смотрите, как составить приказ о создании экспертной комиссии. Комментарии эксперта помогут учесть все нюансы.

ПРИМЕР

Как провести экспертизу поставки ГСМ

Приемку проводите самостоятельно. Передавать полномочия заказчик вправе только при централизованной закупке или в рамках соглашения о бюджетных инвестициях. Вывод следует из части 6 статьи 15, статьи 26 Закона № 44-ФЗ, а также письма Минфина от 11.09.2017 № 24-02-08/58553.

Власти субъектов РФ разрабатывают для региональных заказчиков методические рекомендации по приемке и экспертизе. Например, такой документ утвердило Министерство имущественных и земельных отношений Рязанской области приказом от 08.08.2019 № 96-Д. Единых методических рекомендаций для заказчиков нет.

ЕЩЁ ПО ТЕМЕ

Скринкасты, которые помогут в работе

• Заключение по результатам внутренней экспертизы
• Приказ о создании приемочной комиссии по 44-ФЗ
• Приказ об ответственных за электроприемкуПринимать ли работы, если один из членов комиссии не согласен, что подрядчик исполнил работы в полном объемеПо какому ГОСТу проверить контракт на поставку мяса. В ТЗ ГОСТ 31962-2013, в товаре – 31936-2012Можно ли взыскать штраф за недопоставку товара после проведения приемкиМожно ли провести оплату поставщику в нерабочие дни на основании скана акта выполненных услуг Как принять и оплатить товар, если лимиты отозвалиПроверять ли в ходе приемки достоверность декларации о соответствии продукцииПринимать ли товар, если в сопроводительных документах и контракте разные ГОСТыКак организовать приемку товаров, если сотрудники организации находятся на удаленной работе Необходимо ли проводить приемку и экспертизу, если заключили контракт с единственным исполнителемЧто считается датой поставки товара по контракту: дата подписания накладной или дата подписания акта приемкиЧто делать заказчику, если из-за непогоды не успевает принять работы по контрактуОформите результаты приемки документом, который предусмотрели в контракте. Например, актом приемки, счетом-фактурой, товарной накладной, универсальным передаточным документом.
• Возможные документы для оформления приемки:
• Шаг 4. Оформите результаты приемки

Акт приемки подходит при закупке и товаров, и работ, и услуг. Составьте документ в свободной форме, но обязательно включите реквизиты:

• наименование и дата составления документа;
• наименование юрлица или физлица, составившего документ;
• информация о поставленном товаре, выполненной работе, оказанной услуге;
• количество, цена, единица измерения;
• подписи сторон.В коротком видео смотрите, как составить акт комиссии заказчика о приемке товара по контракту. Комментарии эксперта помогут учесть все нюансы.Строительные работы принимайте по актам КС-2, КС-3 или по акту приемки выполненных работ. Включите в акт приемки обязательные реквизиты первичного документа (информация Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).Внешние эксперты или экспертные организации оформляют результаты проверки заключением. Документ должен отвечать правилам:
• Документ о приемке формирует заказчик или контрагент. Как вариант – включите шаблон документа в контракт в качестве приложения. Когда продукцию принимает комиссия, документ о приемке подписывают все ее члены, а утверждает руководитель организации или уполномоченный заместитель. Если комиссию не создавали, то документ подписывает руководитель или заместитель. Электронный документ о приемке формирует поставщик. Подробнее – в рекомендации (ч. 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).
• Счет-фактура – документ, который служит основанием принять поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Счет-фактуру оформляют организации – плательщики НДС. Форму счета-фактуры Правительство утвердило в постановлении от 26.12.2011 № 1137.
• Об этом сказано в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012.

• подписан экспертом, уполномоченным представителем экспертной организации;
• обоснован и отвечает законодательству России;
• содержит предложения о порядке и сроках устранения недочетов (по желанию).Учтите заключение внешних экспертов, когда будете оформлять документ о приемке. Если эксперты установят, что продукция не отвечает условиям контракта, документ о приемке не подписывайте (ч. 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).Подписывайте документ о приемке в сроки согласно контракту. Если установили обеспечение гарантийных обязательств в контракте, документ о приемке подписывайте после того, как контрагент предоставит обеспечение. Рассмотреть электронный документ о приемки нужно в течении 20 дней (ч. 7.1 , п. 4 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).СИТУАЦИЯСИТУАЦИЯСИТУАЦИЯСИТУАЦИЯШаг 5. Разместите сведения в реестре контрактовПри этом дополнительно вносить информацию в реестр не придется, сведения направятся автоматически, когда закончите приемку в ЕИС и направите данные для реестра. Правила описаны в пунктах 10 и 13 части 2, части 3 статьи 103 Закона № 44-ФЗ. Читайте подробнее, как вносить сведения в реестр контрактов.Вправе ли заказчик подписать минусовые КС2 и разместить повторно в ЕИС, если по первым документам работы не выполнилиНе принимайте товар, работу или услугу, если обнаружили недостатки. Например, поставщик привез разбитые или испорченные товары, истек срок годности продуктов питания, исполнитель оказал услугу не в полном объеме или некачественно. Сотрудник, который примет некачественную продукцию, заплатит штраф.Как заказчик отказал в приемке из-за поставки товара, бывшего в употребленииНеобязательно отказываться от приемки, если недочеты не препятствуют приемке и контрагент устранил нарушение условий контракта. К примеру, поставщик привез продукцию не в полном объеме и в этот же вечер довез остатки. Такие правила описаны в частях 7 и 8 статьи 94 Закона № 44-ФЗ.Принимать ли работы по актам, которые поступили после расторжения контрактаПретензию направьте, если контрагент не исполнил условия контракта или исполнил с нарушениями: не поставил продукцию в срок, поставил некачественный товар, ненадлежащим образом выполнил работы, оказал услуги.Претензия нужна, чтобы заставить контрагента выполнить обязательства, а также:
• Форму претензии разработайте самостоятельно или воспользуйтесь шаблоном из Системы. В претензии потребуйте от контрагента заплатить неустойку и компенсировать расходы на экспертизу, если экспертизу проводили сторонние эксперты. 
• В каких случаях направить контрагенту претензию
• СИТУАЦИЯ
• Направьте поставщику мотивированный отказ подписывать документ о приемке. Укажите, какие именно недостатки по количеству, комплектности, объему, качеству или безопасности выявили. Сделайте это в порядке и в сроки, которые установили в контракте.
• ПРИМЕР
• В каких случаях и как отказать в приемке
• После того как подпишете документ о приемке, направьте сведения в реестр контрактов в ЕИС. Срок – не позднее одного рабочего дня со дня, следующего за днем подписания документа о приемке. Когда подписываете электронный документ о приемке в ЕИС, сведения в реестр нужно направить в день подписания документа о приемке.
• Можно ли принять УПД, если его подписали до поставки
• Может ли отличаться дата в документе о приемке в ЕИС от даты в «бумажной» товарной накладной и счете на оплату
• Можно ли строительный контроль считать экспертизой
• Кто может подписать товарную накладную
• Если в ходе приемки установили, что продукция не отвечает условиям контракта, направьте контрагенту мотивированный отказ подписывать документ о приемке, а также претензию с требованием устранить нарушения и уплатить штраф. Об этом сказано в части 6 статьи 34 и части 7 статьи 94 Закона № 44-ФЗ.
• Когда проводите экспертизу самостоятельно, составлять заключение не обязательно, достаточно оформить и подписать акт приемки. Вывод следует из части 7 статьи 41, частей 5 и 7 статьи 94 Закона № 44-ФЗ, писем Минфина от 26.10.2017 № 24-03-08/70501, от 06.02.2018 № 24-03-08/6839.
• Требования к заключению перечислены в части 7 статьи 41, части 5 статьи 94 Закона № 44-ФЗ.

• взыскать неустойку;
• расторгнуть контракт;
• соблюсти досудебный порядок решения споров.Претензионную работу теперь проводите в электронном видеСформируйте в ЕИС электронное уведомление, подпишите его и разместите в системе. Размещать уведомление на официальном сайте не требуется (ч. 16 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).  Где в ЕИС формировать уведомление о претензионной перепискеПретензия для взыскания неустойкиПретензия для расторжения контрактаПретензия для досудебного порядка разрешения споровПорядок претензионной работы зависит от обязательств, которые нарушил контрагент. Алгоритм смотрите в таблице:
• Если контрагент отказывается платить неустойку или возмещать убытки, обратитесь в арбитражный суд. Однако суд примет заявление только через 30 календарных дней после того, как направите контрагенту претензию, если другой срок не прописали в контракте. Поэтому чтобы взыскать деньги через суд, соблюдайте претензионный порядок. Об этом сказано в части 5 статьи 4 АПК.
• Заказчик вправе расторгнуть контракт в одностороннем порядке, если контрагент не выполнил условия контракта. В этом случае вместе с решением о расторжении сделки направьте контрагенту претензию с требованием заплатить неустойку. Читайте подробнее о процедуре расторжения контракта.
• Потребуйте заплатить неустойку, если контрагент не исполнил или некачественно исполнил обязательства по контракту. За просрочку контрагент платит пени, за нарушение других обязательств – штрафы. Обязанность закреплена в части 6 статьи 34 Закона № 44-ФЗ. Чтобы взыскать неустойку, направьте контрагенту претензию. Подробнее читайте в рекомендации Как прописать в контракте, рассчитать и взыскать штрафы и пени при закупках по 44-ФЗ.
•  
• Как вести претензионную работу в ЕИС, показали на рисунке. 
• Обменивайтесь документами из-за нарушений контрактов по результатам электронных закупок через ЕИС. Исключение – ФОИВ из сферы безопасности государства. 

Материалы для претензионно-исковой работы готовят работники контрактной службы или контрактный управляющий. Об этом сказано в пункте 5 части 4 статьи 38 Закона № 44-ФЗ. Кроме того, ведущие специалисты с опытом работы в закупках не менее четырех лет применяют меры ответственности к контрагентам – направляют претензии с требованием выплатить штрафы, пени. Такой функционал закреплен в профессиональном стандарте «Специалист в сфере закупок».

Готовить и составлять претензии и иски поручите работнику с юридическим образованием, чтобы повысить качество претензионно-исковой работы. Обязанности закрепите в должностной инструкции или должностном регламенте сотрудника.

Органы исполнительной власти субъектов РФ готовят методические рекомендации для региональных заказчиков, в которых описывают порядок претензионной и исковой работы. Например, Минфин Тульской области рекомендовал возлагать обязанности по претензионной и исковой работе на специалистов с высшим юридическим образованием (Методические рекомендации, утв. приказом Минфина Тульской области от 18.07.2014 № 79).

СИТУАЦИЯ

Распространяется ли электронная претензионная работа на контракты, которые заключили до 1 июля 2022 года

СИТУАЦИЯ

Что делать, если в контракт от сентября 2022 года заказчик не включил электронную претензионную работу

СИТУАЦИЯ

Можно ли не принимать работы, если из-за просрочки результат работ заказчику больше не нужен

СИТУАЦИЯ

Можно ли требовать от поставщика заменить страну происхождения товара, если в контракте страну не указали

СИТУАЦИЯ

Как закрыть частично исполненный контракт, если контрагент не подписывает соглашение о расторжении

СИТУАЦИЯ

Можно ли взыскать неустойку с подрядчика за просрочку подписания документа о приемке

СИТУАЦИЯ

Что делать, если поставщик не размещает в ЕИС документ о приемке, а товар принят по бумажному документу

Как накажут заказчика и экспертов за ошибки в приемке

За нарушения в ходе приемки и экспертизы штрафуют должностных лиц заказчика. Эксперта, который составит ложное заключение, оштрафуют, дисквалифицируют или привлекут к уголовной ответственности.

© Материал из Справочной системы «Госзаказ».