Сколько лет хранить документы по закупкам ?

Часть закупочных документов хранят ЕИС и ЭТП. Однако есть документы, за хранение которых отвечает заказчик. Читайте в рекомендации, какие именно документы и в течение какого срока хранить по Законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ.

Сколько лет хранить документы по закупкам по Закону № 44-ФЗ

Документы о закупке храните не менее шести лет. Срок отсчитывайте с момента начала закупки. Правило применяйте к информации и документам, которые предусмотрены Законом № 44-ФЗ. Учитывайте особенности.

Информацию и документы формирует и составляет заказчик

Такие документы храните шесть лет. Исключение – документы, которые формируют и размещают в ЕИС или на электронной площадке, специализированной электронной площадке.

Например, заказчик формирует с помощью функционала ЕИС извещения. Распечатывать извещение и хранить шесть лет не нужно. А вот описание объекта закупки заказчик готовит отдельным документом и прикладывает к извещению. Поэтому описание, или техническое задание, храните не менее шести лет.

Информацию и документы заказчик получил, когда рассчитывал цену

Вместе с документами о закупке храните информацию, которую использовали, чтобы определить и обосновать НМЦК. Сюда относят расчет НМЦК, цену контракта с едпоставщиком, начальную цену единицы продукции, максимальное значение цены контракта. Исключение – информация об НМЦК, которую заказчик включает в контракт с едпоставщиком в качестве обоснования (ч. 4 ст. 93 Закона № 44-ФЗ).

Например, храните оригиналы документов от поставщиков, снимки экрана с изображениями страниц сайтов, где указаны дата и время. Сроки хранения прописаны в части 15 статьи 4 Закона № 44-ФЗ. Все сроки собрали в таблице. Смотрите, какой период хранения определен для каждого документа заказчика.

Сроки хранения документов по 44-ФЗ

Сколько лет хранить документы по закупкам по Закону № 223-ФЗ

Соблюдайте сроки хранения документов, которые установили в части 12 статьи 3.2 Закона № 223-ФЗ и приказе Росархива от 20.12.2019 № 236. Смотрите в таблице, какой период хранения определен для каждого вида закупочного документа.

Сроки хранения документов по 223-ФЗ

Начало срока хранения документов отсчитывайте с 1 января года, следующего за годом, в котором по ним закончено делопроизводство. Срок хранения журналов исчисляйте с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их ведение. По истечении сроков хранения продлите их или уничтожьте документы (ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 4.1, 4.3, 4.11 приказа Росархива от 20.12.2019 № 237). 

Чтобы организовать порядок хранения документов, которые сформировались в ходе закупок по Закону № 223-ФЗ, воспользуйтесь шаблоном.

СИТУАЦИЯ

С какого момента отсчитывать срок хранения договора по 223-ФЗ

Начало срока хранения договора по Закону № 223-ФЗ отсчитывайте со дня окончания действия договора, прекращения обязательств по нему. Храните пять лет договоры, которые заключили по результатам закупки. Учтите, что после истечения пяти лет экспертно-проверочная комиссия может отобрать договоры на постоянное хранение (ст. 225 приказа № 236, п. 4.11 приказа № 237).

СИТУАЦИЯ

С какого момента отсчитывать срок хранения обоснования цены договора с едпоставщиком по 223-ФЗ

Начало срока хранения обоснования цены договора или цены единицы товара, работы, услуги отсчитывайте со дня заключения договора с единственным поставщиком. Если составляли обоснование потребности в закупке у единственного поставщика, храните документы вместе. Срок хранения таких документов минимум три года (письмо Минобрнауки от 27.05.2022 № МН-17/1883).

СИТУАЦИЯ

Сколько лет хранить план закупки по 223-ФЗ

План закупки хранится бессрочно, так как этот документ относится к годовому плану и финансовому плану по расходам (ст. 198, 247 приказа № 236).

Как составить номенклатуру дел

Заказчик должен сформировать номенклатуру дел по форме, которая утверждена в приложениях 25 и 26 к приказу Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Номенклатуру дел составьте в каждом структурном подразделении. Например, в отделе закупок и контрактной службе (п. 2.2, 4.14 приказа № 526). Воспользуйтесь образцами документов, чтобы наладить порядок учета дел в вашей организации.

Дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях заказчика. Документы со сроками хранения свыше 10 лет через один–три года после завершения делопроизводства передайте в архив организации. Дела со сроками хранения до 10 лет в архив не передаются и по истечении сроков хранения уничтожаются (п. 4.1, 4.2 приказа № 526).

Как уничтожить документы

Если срок хранения документов бюджетных, казенных или автономных учреждений истекает, то их следует уничтожить (п. 2.3 приказа от 31.03.2015 № 526).

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В эту комиссию могут входить сотрудники учреждения, например секретарь, бухгалтер, делопроизводитель.

Зафиксируйте уничтожение выбранных документов актом по форме из приложения 21 к приказу от 31.03.2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2022 год, крайние даты – 20.01.2022–01.12.2022».

В акте также укажите, каким способом уничтожите документы. Учреждение может выбрать один из двух способов:

1. Передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг.
2. Самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить.

Чтобы организовать уничтожение документов с истекшим сроком хранения, воспользуйтесь шаблоном.

Как накажут за нарушения правил хранения документов

Организации и должностные лица, которые нарушили правила архивного хранения документов, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность (ст. 27 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Смотрите в таблице, за какие нарушения могут наказать заказчика.

Санкции за ошибки в правилах хранения документов

© Материал из Справочной системы «Госзаказ».