Как заключить контракт с физлицом

Физическое лицо является полноценным участником закупки по Закону № 44-ФЗ. Таким лицом может быть как ИП, так и гражданин, не зарегистрированный в качестве ИП (письмо Минфина от 10.02.2020 № 24-01-08/8373). 

Единые или дополнительные требования к участникам закупки, нормы об обеспечении заявки и исполнения контракта, размер ответственности, правила включения сведений в РНП в равной мере применяйте и к физическим лицам – участникам закупок (п. 4 ст. 3, ч. 1.1 ст. 31 Закона № 44-ФЗ).

Закон № 44-ФЗ не содержит особых требований к процедуре заключения контракта с гражданином. Чтобы заключить контракт, направьте победителю проект документа. Подписывайте контракт только после победителя. Сроки, в которые стороны заключают сделку, зависят от способа закупки. Правильно заключить контракт поможет рекомендация.

После заключения контракта с гражданином важно учесть две особенности.

Что учитывать по контрактам с физлицами

Особенности расчетов с физлицом по контракту

При расчетах по контракту учитывайте, что во всех контрактах должно содержаться условие об уменьшении суммы оплаты на размер выплачиваемых заказчиком налогов, сборов и иных обязательных платежей (п. 2 ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ). 

ПРИМЕР

Как прописать в контракте с физлицом условие об уменьшении цены 

«3.2. Цена Контракта является твердой и не подлежит изменению в течение срока действия Контракта, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ.

3.3. В цену Контракта входят все расходы, связанные с выполнением Исполнителем обязательств по Контракту, включая расходы на уплату налогов и других обязательных платежей.

3.4. В соответствии с частью 13 статьи 34 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ сумма, подлежащая уплате Заказчиком юридическому лицу или физическому лицу, в том числе зарегистрированному в качестве индивидуального предпринимателя, уменьшается на размер налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации, связанных с оплатой Контракта, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах такие налоги, сборы и иные обязательные платежи подлежат уплате в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации Заказчиком».

Заказчик по контракту с физлицом выступает налоговым агентом, поэтому он обязан удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет, а также уплатить страховые взносы на ОМС, ОПС и, если это предусмотрено контрактом, взносы от несчастных случаев на производстве (п. 4 ст. 226, п. 1 ст. 419 НК, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ, письмо Минфина от 14.05.2020 № 24-03-08/39100).

Налог удерживайте при каждой выплате – и с аванса, и с вознаграждения за выполненную работу (письмо Минфина от 21.07.2017 № 03-04-06/46733).

Но в зависимости от особенностей исчисления налогов для некоторых контрактов действуют специальные правила. Учитывайте эти правила при расчетах с гражданином –исполнителем контракта.

Специальные правила по контрактам с физлицами

Цена контракта в любом случае остается твердой. Поэтому учитывайте в цене контракта общую сумму расходов, включая выплаты физлицу, НДФЛ и страховые взносы (п. 2 ст. 34 Закона № 44-ФЗ).

СОВЕТ

В документах о приемке отразите сумму, которую фактически платите гражданину

Также отразите расчет НДФЛ и страховых взносов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Особенности регистрации контрактов с физлицами

Для контрактов с гражданами помимо общих оснований предусмотрены особые случаи, когда сведения в реестр контрактов направлять не нужно (ч. 1 ст. 103 Закона № 44-ФЗ).

Информацию о каких контрактах с физлицом не нужно направлять в реестр контрактов

Все остальные контракты вносите в реестр контрактов на общих основаниях. Как правильно вести реестр контрактов, читайте в рекомендации. 

Составить проект контракта и учесть все особенности по сделке с физлицом поможет шаблон.

Пример проекта контракта на оказание услуг экскурсовода

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Как в контракте с физлицом прописать условия об ответственности 

Виды и размер штрафных санкций для физического лица не отличаются от ответственности иных исполнителей контракта: юрлиц или предпринимателей. Эти условия обязательны для включения в контракт, причем указывать надо оба вида санкций: как штрафы, так и пени, поскольку они не исключают друг друга (ч. 4 ст. 34 Закона № 44-ФЗ).

Включите в проект контракта условия об ответственности заказчика и поставщика. Не ограничивайтесь формулировками о неустойках из статьи 34 Закона № 44-ФЗ.  Минфин не признает такое указание правильным и достаточным (письмо от 24.12.2014 № 02-02-07/66867). 

ПРИМЕР

Как прописать в контракте с физлицом условие о пенях для поставщика за несвоевременное исполнение контракта

«8.1.1. В случае просрочки исполнения Поставщиком обязательств, предусмотренных Контрактом, а также в иных случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения Поставщиком контрактных обязательств Заказчик направляет Поставщику требование об уплате неустоек (штрафов, пеней).

8.2.2. За нарушение сроков поставки пени начисляются за каждый день просрочки исполнения Поставщиком обязательства, предусмотренного Контрактом, в размере 1/300 действующей на дату уплаты пеней ключевой ставки Банка России от цены Контракта, уменьшенной на сумму, пропорциональную объему обязательств, предусмотренных Контрактом и фактически исполненных Поставщиком».

ПРИМЕР

Как прописать в контракте условие о пенях для заказчика за нарушение сроков оплаты 

«8.3.1. В случае просрочки исполнения Заказчиком обязательств, предусмотренных Контрактом, а также в иных случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения Заказчиком контрактных обязательств Поставщик вправе потребовать уплаты неустоек (штрафов, пеней).

8.3.2. За нарушение сроков оплаты пени начисляются Заказчику за каждый день просрочки исполнения предусмотренного Контрактом обязательства начиная со дня, следующего за днем истечения установленного Контрактом срока исполнения обязательства. Размер пеней устанавливается как 1/300 действующей на дату уплаты пеней ключевой ставки Банка России от суммы, не уплаченной в срок».

Укажите, с какой даты или от какого события начнете отсчет просрочки по контракту.

ПРИМЕР

Условие в контракте о моменте начала просрочки

«Ответственность за просрочку поставки партии товара наступает по истечении трех рабочих дней с даты получения заявки заказчика, если от поставщика не будет получено уведомление о готовности отгрузить товар».

В контракте с физлицом перечислите все размеры штрафов, которые установлены в Правилах № 1042 для каждого порогового значения цены контракта. Исключение – пороговые значения, превышающие НМЦК. Такие рекомендации высказал Минфин в письмах от 17.02.2020 № 24-03-07/10953, от 27.12.2019 № 24-03-07/102835.

Укажите все виды штрафов, в том числе за ненадлежащее исполнение и неисполнение контракта, за непривлечение СМП и СОНО или несамостоятельное выполнение работ.

ВНИМАНИЕ

Если контрактом предусмотрены этапы исполнения, сумма штрафа рассчитывается как процент от цены этапа

Об этом сказано в пункте 2 Правил определения размера неустойки № 1042.

При закупке с неопределенным объемом для расчета санкций используйте максимальное значение цены контракта (ч. 24 ст. 22 Закона № 44-ФЗ, письмо Минфина от 25.10.2019 № 24-03-07/82359).

Можно не включать условие об ответственности заказчика и поставщика в контракт с едпоставщиком, который заключен по пунктам 1, 4, 5, 8, 15, 20, 21, 23, 26, 28, 29, 40, 41, 44, 45, 46, 51–53 части 1 статьи 93 Закона. Исключение – закупки у едпоставщика до 3 млн рублей по части 12 статьи 93 (ч. 15 ст. 34 Закона № 44-ФЗ).

Целесообразно все-таки предусмотреть в контракте с едпоставщиком условия о штрафных санкциях, потому что при возникновении спора могут взыскать более крупную сумму, чем стороны могли согласовать в контракте.

Подробнее о том, как прописать в контракте, рассчитать и взыскать штрафы и пени, читайте в отдельном материале. 

СИТУАЦИЯ

Нужно ли получить согласие на обработку персональных данных, чтобы направить сведения в реестр контрактов

Нет, не нужно. Для направления в реестр информации о физлице – исполнителе контракта не надо получать согласие на обработку персональных данных.  Об этом сказано в части 5 статьи 4 Закона № 44-ФЗ.  

В реестр контрактов включают фамилию, имя, отчество, место жительства и ИНН физического лица (п. 7 ч. 2 ст. 103 Закона № 44-ФЗ).

СИТУАЦИЯ

Является ли нарушением отсутствие особенностей цены в проекте контракта, заключаемого с физлицом

Да, является. Условие об уменьшении оплаты по контракту с физлицом является императивным. Такое условие обязательно нужно отразить в проекте контракта (п. 2 ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ).

Причем особенности цены нужно прописать в проекте контракта не только в отношении физлица, но и юрлица, а также ИП.

В противном случае заказчик может быть привлечен к ответственности по части 4.2 статьи 7.30 КоАП.

Такой вывод сделал Арбитражный суд г. Москвы в решении от 17.01.2019 по делу № А40-266598/2018-144-2710.

СИТУАЦИЯ

Можно ли заключить контракт на оказание услуг с физлицом – штатным работником заказчика

 Да, можно. Но при условии, что контракт не подменяет трудовой договор.

Контракт как гражданско-правовую сделку можно заключить на оказание разовых, кратковременных услуг. При этом деятельность исполнителя должна быть направлена на выполнение конкретного задания или конкретных действий, на достижение определенного результата (ст. 704, п. 1 ст. 715, ст. 783 ГК, п. 24 постановления Пленума Верховного суда от 29.05.2018 № 15, определение Верховного суда от 22.04.2019 № 43-КГ19-2).

Но отношения между заказчиком и физлицом по контракту могут быть признаны трудовыми, если исполнитель будет выполнять работу по определенной должности или профессии в соответствии со штатным расписанием, соблюдать режим рабочего времени, выполнять распоряжения руководителя, находиться на оборудованном рабочем месте (ст. 15 ТК, письмо ФСС от 20.05.1997 № 051/160-97, определение Верховного суда от 16.12.2019 № 44-КГ19-27).

Как заключить контракт с самозанятым

Самозанятые – физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, которые перешли на специальный налоговый режим и платят налог на профессиональный доход. Об этом сказано в части 1 статьи 4 Закона № 422-ФЗ.

Специальный налоговый режим для самозанятых с октября 2020 года действует во всех регионах России.

Закон № 44-ФЗ не выделяет самозанятых лиц в отдельную категорию участников закупки и не приравнивает их к субъектам малого предпринимательства, в отличие от Закона № 223-ФЗ. Поэтому самозанятые участвуют в закупках как физические лица или как индивидуальные предприниматели.

На таких участников не распространяются льготы, которые предусмотрены для малого предпринимательства. Если заказчик проводит закупку для СМП и СОНО, заявку самозанятого отклонят.

Но для заказчика важно, какую систему налогообложения применяет гражданин. От этого зависят условия контракта и порядок выплаты вознаграждения. Поэтому, когда формируете пункты контракта с самозанятым, обратите внимание на следующие условия.

Предмет контракта

Предмет относят к существенным условиям любой сделки (п. 1 ст. 432 ГК, ч. 1 ст. 34 Закона № 44-ФЗ). А предмет контракта с самозанятым зависит от сферы его деятельности. 

Виды деятельности, которые может вести самозанятый, в Законе № 422-ФЗ не оговорены. Указаны только те, с которыми применять этот спецрежим нельзя (ч. 2 ст. 4 Закона № 422-ФЗ).

Налог на профессиональный доход недоступен тем, кто занимается:

• перепродажей товаров и имущественных прав. Продавать на НПД разрешено только товары собственного производства;
• продажей подакцизных товаров и товаров с обязательной маркировкой;
• добычей или реализацией полезных ископаемых;
• посреднической деятельностью по договорам поручения, комиссии, агентирования;
• доставкой товаров с приемом платежей в интересах других лиц. Из этого и предыдущего пунктов есть одно исключение: НПД разрешен, если при расчетах за доставляемые товары самозанятый применяет зарегистрированную на продавца онлайн-ККТ.Сфера деятельности, для которой допустимо заключение контракта с самозанятым
• Смотрите в таблице, какой предмет контракта может быть по сделке с самозанятым гражданином.

Для помощи в выполнении работ или оказании услуг самозанятый может привлекать соисполнителей. Главное условие – наемные работники не должны состоять с самозанятым в трудовых отношениях. А к примеру, по договору подряда привлечь третьих лиц можно (пункт 3 письма ФНС от 12.10.2020 № АБ-4-20/16632@).

ВНИМАНИЕ

Самозанятый может оказывать услуги дистанционно

На это указано в письме Минфина от 29.05.2019 № 03-11-11/38994. 

Место исполнения контракта определите по выбору: либо по месту нахождения самозанятого гражданина, либо по месту нахождения заказчика. Об этом сказано в письме Минфина от 03.12.2019 № 03-11-11/93715 и письме ФНС от 18.11.2019 № СД-4-3/23424@.

В преамбуле контракта отразите статус физического лица как самозанятого, укажите дату постановки на учет в качестве плательщика НПД или реквизиты справки о постановке на учет физического лица в качестве плательщика НПД.

ПРИМЕР

Как указать в контракте статус самозанятого

«Федеральное государственное бюджетное учреждение города Москвы "Юность", именуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице заместителя руководителя контрактной службы Селютина Максима Леонидовича, действующего на основании доверенности от "19" февраля 2020 года № 165-20, с одной стороны, и гражданин Захаров Александр Игнатьевич, зарегистрированный как плательщик налога на профессиональный доход (дата постановки на учет "01" июля 2020 года), именуемый в дальнейшем "Исполнитель", с другой стороны, совместно именуемые "Стороны", заключили настоящий контракт о нижеследующем».

 Порядок оплаты по контракту

Самозанятые платят налоги сами. Для исчисления налога на профессиональный доход применяют две ставки (ст. 10 Закона № 422-ФЗ).

Налоговые ставки для самозанятых

По контракту с самозанятым заказчик налоги и взносы не перечисляет (ч. 8 ст. 2, ч. 1 ст. 15 Закона № 422-ФЗ). Поэтому в условиях контракта о порядке оплаты укажите сроки выплаты вознаграждения исполнителю, а также обязанность исполнителя выдать чек в установленный срок.

ПРИМЕР

Формулировка контракта о цене и порядке оплаты

«2.1. Цена настоящего Контракта составляет 35 000 (Тридцать пять тысяч) руб. 00 коп.

2.2. Заказчик выплачивает Исполнителю вознаграждение на его банковский счет, указанный в Контракте, в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня подписания Сторонами Акта приема-передачи оказанных услуг.

2.3. Исполнитель как плательщик налога на профессиональный доход не позднее 3 (трех) рабочих дней с даты получения любых выплат от Заказчика присылает Заказчику чек, сформированный в приложении «Мой налог». Чек должен содержать обязательную информацию, предусмотренную частью 6 статьи 14 Закона № 422-ФЗ. Если чек Исполнителем не предоставлен в установленные сроки, Заказчик вправе сообщить об этом в ФНС.

2.4. Заказчик не выступает налоговым агентом, не удерживает налог из вознаграждения Исполнителя и не начисляет на вознаграждение страховые взносы, так как Исполнитель зарегистрирован в качестве плательщика налога на профессиональный доход, за исключением случая, указанного в следующем пункте Контракта».

В контракте с самозанятым важно прописать особый порядок оплаты в случае, если физическое лицо не является ИП и снято с учета в качестве плательщика налога на профессиональный доход (ст. 14 Закона № 422-ФЗ).

Если самозанятое лицо утратит право на применение спецрежима, то обязанность исчислять и уплачивать НДФЛ и страховые взносы будет возложена на заказчика (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@).

ПРИМЕР

Формулировка условия в контракте на случай снятия с учета самозанятого 

«2.5. В случае снятия Исполнителя с учета в качестве налогоплательщика налога на профессиональный доход все суммы, подлежащие уплате Заказчиком Исполнителю с даты прекращения применения специального налогового режима, уменьшаются на размер налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы РФ, связанных с оплатой Контракта, если в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах такие налоги, сборы и иные обязательные платежи подлежат уплате в бюджеты бюджетной системы РФ Заказчиком.

2.6. В случае снятия Исполнителя с учета в качестве плательщика налога на профессиональный доход Исполнитель обязан письменно уведомить об этом Заказчика в течение 1 (одного) рабочего дня с даты снятия с учета».

Составить проект контракта и учесть все особенности по сделке с самозанятым гражданином поможет шаблон.

Пример проекта контракта на оказание услуг по фотографированию

СКАЧАТЬ 

СИТУАЦИЯ

Можно ли заключить контракт со штатным сотрудником, как с самозанятым

Нет, нельзя. Заказчик – работодатель не вправе заключить контракт со своим штатным сотрудником, как с самозанятым лицом. 

Такой запрет установлен в пункте 8 части 2 статьи 6 Закона № 422-ФЗ.

Контракт с самозанятым лицом можно заключить с бывшим работником, после увольнения которого прошло не менее двух лет.

СИТУАЦИЯ

Нужно ли менять условия контракта, если в ходе его исполнения самозанятый утратил право на спецрежим 

Нет, не нужно. Не меняйте условия контракта, ведь статья 95 Закона № 44-ФЗ не содержит такого основания для изменения контракта.

Но заказчик в такой ситуации должен удерживать из вознаграждения исполнителя НДФЛ и страховые взносы. Такая обязанность возникнет с даты утраты самозанятым права применять специальный налоговый режим НПД (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899). 

Как заключить контракт с индивидуальным предпринимателем

Для составления контракта с исполнителем – индивидуальным предпринимателем используйте те же правила и ту же форму, что и для контрактов с контрагентами-организациями. К предпринимательской деятельности граждан по общему правилу применяются нормы Гражданского кодекса о коммерческих организациях (п. 3 ст. 23 ГК).

В преамбуле контракта укажите статус физического лица, зарегистрированного как ИП. В разделе контракта «Адреса и реквизиты сторон» не забудьте отразить адрес регистрации по месту жительства, ОГРНИП, ИНН, банковские реквизиты.

ПРИМЕР

Как отразить в контракте статус ИП

«Федеральное государственное бюджетное учреждение "Наука", именуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице директора филиала № 12 Сидориной Екатерины Александровны, действующей на основании доверенности от "03" марта 2020 года № 16-20, с одной стороны, и индивидуальный предприниматель Мартынов Николай Романович, ОГРНИП 1234500210999, Лист записи Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей от 26 апреля 2016 года, выдан Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы № 18 по Москве, далее именуемый "Исполнитель", с другой стороны, в дальнейшем совместно именуемые "Стороны", заключили настоящий Контракт о нижеследующем».

 Порядок оплаты по контракту.

Заказчик не является налоговым агентом в отношении выплат по контракту с ИП. Ведь предприниматель должен самостоятельно исчислять и уплачивать НДФЛ с доходов от предпринимательской деятельности (подп. 1 п. 1, п. 2 ст. 227 НК, письмо Минфина от 05.08.2020 № 03-04-06/68522). Страховые взносы ИП тоже уплачивает сам (подп. 1, 2 п. 1 ст. 419 НК).

Заказчик будет выступать налоговым агентом, если он выплачивает вознаграждение по контракту (п. 1, 2 ст. 226 НК):

• физическому лицу без статуса ИП;
• ИП, который оказывает услуги вне рамок видов предпринимательской деятельности, заявленных в ЕГРИП.1) В контракт с ИП включите данные о регистрации исполнителя в ЕГРИП.3) При перечислении ИП денежных средств в платежном поручении делайте ссылку на контракт (письмо Минфина от 21.03.2011 № 03-04-06/3-52).ВНИМАНИЕЗа наличный расчет можно закупать по пункту 4 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ.  Такие закупки проводят сотрудники заказчика за выданные под отчет наличные денежные средства (письмо Минфина от 04.10.2017 № 24-02-08/64784). Составить проект контракта и учесть все особенности по сделке с ИП поможет шаблон.СКАЧАТЬ Нужно ли менять условия контракта, если в ходе его исполнения гражданин зарегистрировался в качестве ИППравопреемство от такого физического лица к вновь образованному индивидуальному предпринимателю не переходит.СИТУАЦИЯНет, не нужно. Расторгать контракт не нужно, ведь изменение налогового режима на спецрежим «налог на профессиональный доход» не повлечет для заказчика дополнительных расходов.
   
  © Материал из Справочной системы «Госзаказ».